Handigheden in het gebruik van Hangouts Meet met meer dan 5 personen
Nu iedereen versneld aan het videovergaderen geslagen is, blijkt dat er in sommige situaties nog wat opstartproblemen zijn. Hierbij wat handige tips om relaxed en productief te vergaderen.
Vooral in grotere groepen komt bijvoorbeeld het “ik hoor niks met al die mensen” probleem naar boven (meetings van 5+ deelnemers). Bij Presis hebben we dat ook ervaren en daar vervolgens een top oplossing voor gevonden.
Standaard: Mute je geluid!
Wanneer je met meer dan 5 mensen in een video meeting zit, dan verandert de layout van de videovergadering. Als Hangouts uit een microfoon geluid detecteert, komt dat beeld naar voren (normaal erg handig, zo is een spreker direct te zien). Maar geluid maken omvat ook tikken op een tafel, kinderen op de achtergrond of een kuchje hier of daar. Op dat moment komt het beeld van die persoon naar voren. In een vergadering met veel mensen kan dat al gauw een kakofonie aan geluid zijn, waar het beeld ook telkens automatisch verspringt.
Gelukkig is dit op een simpele manier op te lossen:
Mute standaard je geluid in de vergadering!
Hierboven zie je hoe wij dat zelf doen in onze weekelijkse PMM (Presis Monday Meeting), waar iedereen aan mee doet. Zodra de vergadering inhoudelijk van start gaat, drukt iedereen onderin het scherm op de microfoon knop om hem uit te schakelen. Rechts in het scherm kun je zien dat op een paar mensen na de rest “gemute”staat.
Spreek dit concept van tevoren met elkaar af dat als je niet aan het woord bent, je jezelf op mute (stil) zet. Als je wat wilt zeggen dan haal je je mic van mute af, dan zien de anderen ook direct dat je wat wilt zeggen. Alsof je je digitale vinger opsteekt. Works like a charm ?
Beeld- en geluid problemen
Om deel te nemen aan een videovergadering heb je iets nodig met een camera, microfoon en speakers. Dus met iedere laptop, tablet en telefoon kun je deelnemen. Als je nu problemen hebt om je laptop lekker aan de praat te krijgen, schakel dan over naar je tablet of telefoon. Omdat alle “randapparatuur” daar al ingebouwd zit, heb je in de regel geen beeld- en geluid problemen. De Meet app werkt even soepel als op de computer, daarbovenop ben je lekker mobiel, waardoor je bijvoorbeeld in de tuin kan gaan zitten met mooi weer.
Tip: test het vooraf
Niet iedereen is even handig met het opstarten van nieuwe ontwikkelingen, maar iedereen kan er wel goed in worden. Vaak is even oefenen met een collega voldoende om alle functies zoals scherm delen, muten en chatten uit te proberen. Als er geen collega voorhanden is, dan kun je Google Hangouts gewoon met ons testen. Zo zorgen we ervoor dat jij tot de tanden bewapend bent voor die onvermijdelijke videovergaderingen.
Kies een moment wat voor jou goed uitkomt, dan krijg je in een 1-op-1 momentje alles uitgelegd. Verder kunnen we al je vragen over videovergaderen, thuiswerken en samenwerken op afstand beantwoorden!
Iedereen heeft wel eens problemen
Als het niet in 1x goed gaat, je bent niet de enige. Miljoenen mensen hebben moeite met conference calls en video vergaderen, hier is een herkenbare video om de moed erin te houden.